עדכונים מהמטה השיתופי לחץ כאן!

‏תקציב זה לא הכל - שימוש בכספים שהוקצבו לענף אינו מעיד בהכרח שהשירות שנתן ענה על צורך כלשהו של החברים וקידם את מטרות הקיבוץ. ללמוד ממלכ"רים

תקציב זה לא הכל
מאת שרה אדום, 8.11.2005
ד"ר שרה אדום

שימוש בכספים שהוקצבו לענף

אינו מעיד בהכרח שהשירות שנתן

ענה על צורך כלשהו של החברים

וקידם את מטרות הקיבוץ.

ללמוד ממלכ"רים מצליחים

במטרה להמשיך ולקיים שירותי רווחה וצריכה משותפים בקיבוץ על ענפי השירות ומוסדות הרווחה לתת מענה הולם לצרכי החברים ביעילות כלכלית, משמע - בתקציב סביר.

ענפי השירות בקיבוץ דומים למוסדות שירות ורווחה מחוץ לקיבוץ - מוסדות המתקיימים מתקציבים ציבוריים ומנוהלים כ"מרכזי עלות", מוסדות ללא כוונת רווח (מלכ"ר), שמטרתם לספק ל"לקוחותיהם" מענה הולם לצרכים בתחום מוגדר תוך עמידה בתקציב.

פיטר דרוקר בספרו "מניהול של אתמול למנהיגות של מחר" טוען שמלכ"רים אשר פיתחו מבנה ניהולי יעיל ותכליתי מנוהלים טוב יותר מפירמות עסקיות רבות. בעוד עסקים רבים משתיתים את האסטרטגיה שלהם על כסף, מלכ"רים מתחילים מביצוע המשימה שלהם. לדברי דרוקר הגישה לפיה הייעוד ודרישותיו הם נקודת המוצא, עשוי להיות לקח שעולם העסקים יכול ללמוד ממלכ"רים מצליחים. גישה כזו ממקדת את הארגון בפעולותיו. היא מגדירה את האסטרטגיה הייחודית הדרושה להשגת יעדים חיוניים. גישה זו גורמת למיקוד המשאבים במספר מצומצם של מאמצים התורמים להגשמת ייעודם במקום לפצל אותם על דברים "מעניינים". מלכ"רים טובים מקדישים מחשבה לגיבוש ייעודם-תכלית קיומם, במקום להצהיר הצהרות מלאות כוונות טובות, ומתמקדים ביעדים שיש להם השלכות ברורות על הפעולות שמבצעים עובדיהם.

במקרים רבים תכנית שנתית של ענף שירות/וועדה בקיבוץ היא שורה בה נכתב התקציב של הענף/ וועדה באותה שנה ללא מטרות, יעדים ותכנית פעולה לאותה השנה. בסוף השנה נמדד הענף/וועדה לפי מידת עמידתו או חריגתו מהתקציב שנקבע לו. שימוש בכספים שהוקצבו לענף ע"י הקיבוץ אינו מעיד בהכרח שהשירות שהענף נתן מענה על צורך כלשהו של החברים וקידם את מטרות הקיבוץ.

על מנת להמשיך להפעיל בקיבוץ את ענפי השירות ומוסדות הרווחה המשותפים לא מספיק לקבוע תקציב שנתי לענף/ועדה ופקח על הענף חשבונאית/תמחירית. כל ענף/מוסד שירות ורווחה חייב לגבש את ייעודו, הסיבה לקיומו בקיבוץ הספציפי, להציב מטרות ארוכות טווח (3 שנים) ולהגדיר יעדים שנתיים שאותם הוא מתכנן להשיג בשנה הקרובה.

על מנת להמשיך להפעיל מוסדות שירות ורווחה משותפים בקיבוץ, הגישה להכנת התכנית השנתית של ענפי השירות והרווחה צריכה להשתנות. בכל ארגון תהליך הכנת התכניות לשנה הבאה הוא גורם חשוב ביותר, שהתועלת ממנו היא הקטנת הכישלונות והגדלת אחוזי ההצלחה. לכן, יש חשיבות רבה לביצוע מובנה ונכון של תהליך הכנת התכנית והתקציב שנתי.

תהליך הכנת התכנית השנתי מורכב ממספר פעילויות עיקריות שקיים ביניהן קשר לוגי – הגיוני. לכל פעילות יקבעו כללים ולוח זמנים מוגדר.

 

הפעילויות העיקריות:

·         איתור הצרכים של השוק והלקוחות (במקרה של ענפי שירות ורווחה, איתור הצרכים השונים של קבוצות החברים/ות בקיבוץ והשינוי בצרכים אלו מעת לעת).

·         ניתוח מצב הענף, הגדרת היתרון היחסי של הענף.

·         הגדרת נושאי מפתח.

·         גיבוש ייעוד, מטרות ויעדים.

·         הגדרת התוצאות הרצויות וסדרי עדיפויות.

·         הכנת תכנית עבודה שנתית, פעולות נדרשות.

·         הכנת תקציב שנתי, משאבים נדרשים להשגת התוצאות הרצויות (מקורות ושימושים).

 

יש מספר קיבוצים שאמצו גישה זו וראו שיפור בתוצאות ענפי השירות: השירות שנתנו הענפים ענה טוב יותר על צרכי החברים והענפים שיפרו את היעילות הכלכלית שלהם.

תהליך הכנת תכנית שנתית בגישה זו הוא תהליך קצר ומובנה (4 – 5 מפגשים) בו משתתפים מנהלי המגזרים בקיבוץ, מנהלי/רכזי ענפי שירות וועדות/מוסדות רווחה.

הגישה הזו היא מבית מדרשו האמריקאי של פיטר דרוקר, אך היא מתאימה לקיבוצים הרוצים להמשיך להפעיל שירותי צריכה ורווחה משותפים. מוסדות וענפי שירות ורווחה בקיבוץ צריכים לאמץ גישה זו. הכנת תכנית שנתית ותקציב היא הזדמנות טובה לעשות זאת. 

 

ד"ר שרה אדום היא יועצת לניהול

 



נכתב בתאריך
8/11/2005



הרשמה לניוזלטר שלנו